Consulenza Privacy

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Hai difficoltà nel redigere e implementare un Modello Organizzativo Privacy aziendale efficace?
La tua azienda ha bisogno di consulenza Privacy dedicata?
Il nostro Team di esperti Privacy certificati ti aiuterà a predisporre un Piano Privacy su misura per le esigenze aziendali coprendo tutti i punti critici.

Fidati di chi la Privacy la vive ogni giorno.

I NOSTRI SERVIZI DI CONSULENZA PER LA TUA AZIENDA

La compliance privacy non è più un problema

Consulenza Normativa

Implementiamo ed ottimizziamo il Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo Privacy più idoneo per il tuo Business.
La consulenza è erogata direttamente alle figure che operano internamente all’azienda, come componenti dell’Ufficio Privacy/Compliance e Data Protection Officer.

Gap Analysis / Due Diligence

Finalizzata all’individuazione delle possibili azioni correttive con riferimento al corrente sistema privacy adottato dal Titolare, per garantirne la compliance, anche in termini di valutazione del potenziale rischio sanzionatorio connesso a eventuali inadempimenti.
Il risultato è costituito da un Report dettagliato in cui sono indicati i trattamenti censiti, obblighi, dempimenti/inadempimenti, livello di priorità (secondo criteri di rischio-sanzione) e azioni raccomandate.
Alla Due Diligence segue la stesura piano strategico per raggiungere la compliance.

Modello Organizzativo Piano Privacy ®

Redazione di un documento avente lo scopo di illustrare come il Titolare, alla luce del GDPR, si attiva attraverso la sua organizzazione per rispettarne i principi, permette l’esercizio dei diritti, trasferisce in maniera conforme i dati verso Paesi terzi, e gestisce la compliance e l’Accountability.

Tale documento si compone di:

Parte Generale: fornisce indicazioni di principio per il corretto trattamento dei dati personali nel rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali nonché della dignità delle persone fisiche.
Parte Speciale: descrive nel dettaglio la documentazione (organizzativa, operativa, di Compliance e di Accountability che compone il Piano Privacy) per raggiungere gli scopi descritti nella Parte Generale.

Mappatura dei trattamenti

Affiancamento per corretta compilazione e aggiornamento dei Registri dei Trattamenti, in qualità di Titolare e in qualità di Responsabile, così come previsto dalle FAQ del Garante sui Registri dei Trattamenti dell’8 ottobre 2018.

Il Registro dei trattamenti è un documento di censimento e analisi dei trattamenti effettuati dal titolare o responsabile. In quanto tale, il registro deve essere mantenuto costantemente aggiornato poiché il suo contenuto deve sempre corrispondere all’effettività dei trattamenti posti in essere.
Qualsiasi cambiamento, in particolare in ordine alle modalità, finalità, categorie di dati, categorie di interessati, deve essere inserito nel Registro, dando conto delle modifiche sopravvenute.

Revisione documentale

In considerazione dei trattamenti rilevati:

Redazione/revisione dei testi delle informative ex art. 13 e 14 GDPR (clienti, dipendenti, fornitori ecc.)
Redazione/revisione dei data processing agreements necessari per i soggetti terzi che trattano dati personali
Redazione/revisione dei testi delle nomine dei soggetti designati, delle persone autorizzate e degli Amministratori di Sistema e supporto alla redazione del relativo Mansionario Incarichi

Analisi siti web e social

Analisi e implementazione Provvedimento Garante su procedure marketing implementate dal cliente (Provv. Garante n. 330/13):

Redazione di Privacy Policy e Cookie Policy;
Verifica della corretta predisposizione di form per la raccolta di dati personali e delle relative modalità di raccolta dei consensi;
Redazione delle informative ex art 13 e 14 GDPR necessarie;
Redazione di eventuali liberatorie per la diffusione di foto e video contenenti dati personali;
Analisi dei flussi operativi di processi di acquisto online (ecommerce)
e di processi di registrazione al sito (aree riservate);
Redazione di Condizioni di Utilizzo e Social Media Policy;
Gestione dei diritti dell’interessato;

Affiancamento a Privacy Officer e DPO

Supporto durante il processo di eventuale nomina di un DPO:

Rilevazione e analisi di casi di trasferimento dati al di fuori della UE
Verifica su trattamenti che presentano peculiarità ed ulteriori interventi più approfonditi (dati particolari, videosorveglianza, GPS, Biometria, Profilazione, RFID, Fidelity Card ecc.);
Supporto nell’individuazione dei casi rientranti nella necessità di svolgere una Valutazione di Impatto (DPIA) e al suo svolgimento, nonché eventuale preparazione di verifiche/consultazioni preliminari innanzi al Garante.
Audit (Documentale, Amministratori di Sistema, Responsabili ex art. 28 GDPR);
Consulenza e assistenza continuativa per l’interpretazione e la corretta implementazione dei principi e degli obblighi del GDPR, via telefono e via e-mail;
Aggiornamento normativo mediante Newsletter.

Supporto all’implementazione del Modello Organizzativo Privacy

Implementazione linee guida sulla Data Protection By Design;
Assistenza nella predisposizione delle seguenti procedure:
– Organigramma Privacy
– Linee guida DPO
– Lettere di designazione
– Manuale operativo Privacy
– Linee guida Sicurezza informatica
– Procedura per l’esercizio dei i diritti dell’interessato
– Procedura per la gestione dei Data Breach
– Procedura sulla conservazione dei dati personali
– Procedura di Valutazione di Impatto (DPIA)
– Procedura di cooperazione con l’Autorità di controllo

DPO as a service

Fornitura di servizio Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) a norma degli artt. 37-38-39 de GDPR, destinato ai Titolari e che comprende l’esecuzione dei compiti:

Assessment legale e rischio privacy a seconda del contesto della società

Il DPO ha il compito di informare e fornire consulenza al Titolare del trattamento o al Responsabile del trattamento nonché ai dipendenti che eseguono il trattamento in merito agli obblighi derivanti dal Regolamento e da altre disposizioni dell’Unione o degli Stati membri relative alla protezione dei dati. (art.39.1.a GDPR)

Fornitura di supporto all’individuazione del Modello di Organizzazione Privacy del Titolare e della documentazione Privacy necessaria per la compliance aziendale alla normativa vigente e per il mantenimento della responsabilizzazione (accountability).
Invio di aggiornamenti periodici ai referenti del Titolare in merito alle novità rilevanti in materia di protezione dei dati personali anche in riferimento al contesto di riferimento.

Definizione di specifiche necessità

Il DPO è tempestivamente e adeguatamente coinvolto in tutte le questioni riguardanti la protezione dei dati personali (art 38.1 GDPR). Fornitura di pareri e valutazioni in merito a:

corretta tenuta del registro delle attività di trattamento.
risultati della valutazione dei rischi Privacy
casi di trasferimento di dati verso paesi terzi o organizzazioni internazionali
problematiche relative ai rapporti con Responsabili/Sub-Responsabili del trattamento
nuove attività di trattamento e progetti speciali

Sistema di governance

Supporto all’implementazione e manutenzione di un sistema di governance privacy per la corretta gestione del flusso informativo.
Incontri periodici presso la sede del Titolare per valutare l’andamento del percorso di compliance aziendale e rilevazione degli scostamenti
Relazioni periodiche verso l’azienda Titolare / Responsabile del trattamento:
Struttura organizzativa privacy e figure privacy;
Mappatura dei trattamenti;
Valutazione dei rischi;
Valutazione d’impatto (DPIA);
Diritti dell’interessato;
Data Breach;
Reportistica e repository documentale;
Importazione/esportazione delle informazioni e fotografie temporali.

Supporto per la gestione dei Data Breach

La violazione dei dati personali è la violazione di sicurezza che comporta accidentalmente o in modo illecito la distruzione, la perdita, la modifica, la divulgazione non autorizzata o l’accesso ai dati personali trasmessi, conservati o comunque trattati (art. 4.1 del Regolamento)

Intervento e fornitura di pareri e valutazioni in merito a eventi di violazione dei dati personali (Data Breach)
Analisi dei singoli eventi e delle informazioni con il coinvolgimento delle figure interessate, gestione delle eventuali notifiche all’autorità di controllo e comunicazioni agli interessati
Supporto nella redazione delle notifiche all’autorità di controllo (art. 33 GDPR) e alla comunicazione agli interessati (art. 34 GDPR)
Riesame delle misure atte a limitare gli effetti e a ridurre le possibilità di ripresentarsi dell’evento

Supporto per la gestione delle richieste di esercizio dei diritti da parte degli interessati

Gli interessati possono contattare il DPO per tutte le questioni relative al trattamento dei loro dati personali e all’esercizio dei loro diritti derivanti dal Regolamento. (art. 38.4 GDPR)
È prevista la gestione dei contatti ricevuti dagli interessati tramite casella di posta elettronica dedicata e dei flussi di informazione all’interno dell’organizzazione del Titolare per rispondere alle richieste degli interessati nei tempi previsti dalla normativa e garantire l’esercizio dei diritti di cui agli artt. 15 e ss. del GDPR.

Coinvolgimento nelle DPIA

Se richiesto, il DPO fornisce un parere in merito alla valutazione d’impatto sulla protezione dei dati e ne sorveglia lo svolgimento ai sensi dell’articolo 35 del GDPR. (art. 39.1.c GDPR)

A seguito di segnalazione del Titolare, fornitura di parere in merito alle valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati e sorveglianza del loro svolgimento e degli esiti.
Analisi delle situazioni attuali che potrebbero richiedere una valutazione di impatto

Contatti con l’Autorità di Controllo

Il DPO coopera con l’Autorità di Controllo (art. 39.1.d GDPR).
Il DPO funge da punto di contatto per l’Autorità di Controllo per questioni connesse al trattamento, tra cui la consultazione preventiva di cui all’articolo 36 del GDPR, ed effettua, se del caso, consultazioni relativamente a qualunque altra questione (art. 39.1.e GDPR).

Cooperazione con l’autorità di controllo anche tramite eventuale convocazione presso gli uffici del Garante per la Protezione dei Dati Personali o presso la sede del Titolare in caso di controlli, verifiche, ispezioni
Gestione dei contatti ricevuti dall’Autorità tramite casella di posta elettronica dedicata e tramite gli altri dati di contatto forniti all’Autorità stessa in fase di comunicazione dei dati di contatto del DPO

Organizzazione della formazione

Il DPO sorveglia l’osservanza del Regolamento, di altre disposizioni dell’Unione o degli Stati membri relative alla protezione dei dati nonché delle politiche del Titolare del trattamento o del Responsabile del trattamento in materia di protezione dei dati personali, compresi l’attribuzione di responsabilità, la sensibilizzazione, e la formazione del personale che partecipa ai trattamenti e alle connesse attività di controllo. (art. 39.1.b GDPR)

Monitoraggio della compliance rispetto al Regolamento e alla normativa vigente,
Strutturazione di modalità di sensibilizzazione e formazione del personale che effettua i trattamenti all’interno dell’organizzazione del Titolare tramite sessioni di formazione in aula, da remoto e in modalità e-learning.

Consulenza tecnica

Le informazioni necessarie all’analisi dei trattamenti mappati vengono raccolte tramite interviste strutturate a Business Owner, personale IT, funzione Legal, DPO.
Svolgimento di Risk Assessment con metodologia ISO e standard consolidati (con l’utilizzo del software GoPrivacy), allo scopo di valutare:
• Rischi CyberSecurity
• Rischi di Compliance (es. consensi)
• Rischi per i diritti e le libertà delle persone fisiche

Analisi dei trattamenti con modello di rilevazione

Supporto alla funzione IT per la gestione dei trattamenti rilevati;
Redazione Documento Generale Misure di Sicurezza (DGMS): l’Art. 30 del GDPR prevede che i Registri dei trattamenti contengano una descrizione generale delle misure di sicurezza. Come indicato dal Garante nelle FAQ sui Registri tale adempimento può essere soddisfatto redigendo un Documento Generale (Le misure di sicurezza possono essere descritte in forma riassuntiva e sintetica, o comunque idonea a dare un quadro generale e complessivo di tali misure in relazione alle attività di trattamento svolte, con possibilità di fare rinvio per una valutazione più dettagliata a documenti esterni di carattere generale (es. procedure organizzative interne; security policy ecc.).

Risk Assessment

L’Attività di Valutazione del Rischio (Risk Assessment) è un elemento centrale del GDPR e andrebbe condotta con regolarità.

Supporto nell’implementazione e aggiornamento della Valutazione dei Rischi per i diritti e le libertà delle persone fisiche (art. 32 GDPR) secondo una metodologia definita.
Risk assessment: Valutazione dei rischio mediante l’utilizzo del tool GoPrivacy:
- Conferma/aggiornamento di asset con relativi valori di impatto e minacce con relativi valori di probabilità;
- valutazione delle contromisure “privacy” in essere e di un eventuale piano di trattamento;
- generazione dei report di analisi dei rischi.

Supporto all’azienda per l’implementazione del sistema GoPrivacy

Per far fronte alla complessità nella gestione di tutti gli adempimenti previsti dal GDPR, il Team di consulenti Unolegal utilizzano GoPrivacy: software in cloud sviluppato da Unolegal per la gestione della Compliance Privacy:

Struttura organizzativa privacy e figure privacy;
Mappatura dei trattamenti;
Valutazione dei rischi;
Valutazione d’impatto (DPIA);
Diritti dell’interessato;
Data Breach;
Reportistica e repository documentale;
Importazione/esportazione delle informazioni e fotografie temporali.

I NOSTRI CONSULENTI

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Letta e compresa l’informativa ex articolo 13 GDPR

Informativa al trattamento dei dati ex art. 13 Regolamento UE 2016/679
La informiamo che, ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (infra: “Regolamento”), i Suoi Dati Personali saranno trattati da Sistemi HS S.p.A. con sede Via Torino 176 10093 Collegno (TO), in qualità di titolare del trattamento (“Titolare”). Il Titolare tratterà i Suoi dati personali (art. 4(1) del Regolamento), per le seguenti finalità: Gestione dell’invio delle informazioni richieste tramite il modulo di contatto. La base giuridica del trattamento è l’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso (art. 6(1)(b) del Regolamento). Il conferimento dei Suoi dati personali per la finalità sopra indicata è facoltativo, ma in difetto non sarà possibile procedere con la gestione della richiesta di informazioni. I Suoi dati personali saranno trattati, inoltre, dietro Suo specifico consenso, per le seguenti finalità: a)inviare comunicazioni promozionali e di marketing, incluso l’invio di newsletter e ricerche di mercato, attraverso strumenti automatizzati (email) e non (posta cartacea, telefono con operatore); si precisa che il Titolare raccoglie un unico consenso per le finalità di marketing qui descritte, ai sensi del Provvedimento Generale del Garante per la Protezione dei Dati Personali "Linee guida in materia di attività promozionale e contrasto allo spam” del 4 luglio 2013; qualora, in ogni caso, Lei desiderasse opporsi al trattamento dei Suoi dati per le finalità di marketing eseguito con i mezzi qui indicati, nonché revocare il consenso prestato; potrà in qualunque momento farlo contattando il Titolare ai recapiti indicati in questa informativa, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca. b) comunicazione dei dati per finalità di marketing alle Società del Gruppo. La base giuridica del trattamento per le finalità di cui alle lettere a) e b) è riferita all’espressione del consenso da parte dell’interessato al trattamento dei propri dati personali (art. 6(1)(a) del Regolamento). Il conferimento dei Suoi Dati Personali per la finalità di cui alle lettere a) e b) è facoltativo; non è prevista alcuna conseguenza in caso di un Suo rifiuto. I Suoi Dati Personali potranno essere condivisi con:• persone fisiche autorizzate dalla Titolare al trattamento di dati personali previa sottoscrizione di un accordo di riservatezza (es. dipendenti e amministratori di sistema); • soggetti terzi coinvolti nella gestione delle attività legate alle predette finalità, alcuni dei quali agiscono in qualità di responsabili del trattamento (l’elenco completo e aggiornato dei responsabili è presente sul sito internet www.sistemiuno.it); • soggetti, enti o autorità a cui sia obbligatorio comunicare i Suoi Dati Personali in forza di disposizioni di legge o di ordini delle autorità. Il Titolare non trasferisce i Suoi Dati Personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo. I suoi Dati Personali saranno conservati solo per il tempo necessario ai fini per cui sono raccolti. È fatto salvo in ogni caso l’ulteriore conservazione prevista dalla normativa applicabile tra cui quella prevista dall’art. 2946 cod. civ. Maggiori informazioni sono disponibili presso il Titolare. Lei ha diritto di chiedere al Titolare, in qualunque momento, l'accesso ai Suoi Dati, la rettifica o la cancellazione degli stessi o di richiedere la limitazione del trattamento, o di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati che La riguardano nei casi previsti dall'art. 20 del Regolamento. La informiamo, inoltre, che ha il diritto opporsi ex art. 21 del Regolamento, per motivi legittimi, al trattamento dei dati, per esempio potrà opporsi in ogni momento all’invio di marketing diretto con strumenti automatizzati (email) e non (posta cartacea, telefono con operatore); inoltre, resta salva la possibilità di esercitare tale diritto in parte, ossia, in tal caso, opponendosi, ad esempio, al solo invio di comunicazioni promozionali effettuato tramite strumenti automatizzati. In qualsiasi momento potrà revocare ex art. 7 del Regolamento, il consenso già prestato, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento effettuato anteriormente alla revoca del consenso. Le richieste vanno rivolte per iscritto al DPO (Data Protection Officer) al seguente indirizzo dpo@sistemihs.it, sistemihsdpo@cert.unonet.it. In ogni caso Lei ha sempre diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo competente (Garante per la Protezione dei Dati Personali), ai sensi dell'art. 77 del Regolamento, qualora ritenga che il trattamento dei Suoi dati sia contrario alla normativa in vigore.

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