Il dipendente può ottenere accesso alle proprie valutazioni, in presenza di determinate condizioni, poiché le stesse costituiscono dati personali.

Il problema: valutazione del personale e accesso ai dati personali

“Un dipendente si è lamentato di aver subito una distorsione di giudizio, in termini di particolare “durezza”, nella propria scheda di valutazione compilata da parte del responsabile delle vendite e chiede di accedere ai propri dati personali. Può farlo?”

Scopriamo insieme quali sono gli errori più comuni in fase di valutazione del personale (e quindi nel caso sopracitato cosa si intende per distorsione di giudizio e durezza) dei propri dipendenti e in quali condizioni un dipendente può averne accesso.

Sì. La normativa sulla privacy, infatti, definisce come dato personale qualunque informazione che possa consentire di identificare una persona, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione.

Pertanto può considerarsi come dato personale ogni elemento che fornisca un contributo aggiuntivo di valutazione rispetto ad un determinato soggetto.

Questo elemento può essere rappresentato da un’informazione oggettiva (come ad esempio il nome e il cognome) oppure da una descrizione o da un giudizio espresso da terzi riguardo a quella persona, circa le sue attitudini, le sue qualità, o i suoi comportamenti professionali. L’insieme di questi giudizi compongono una valutazione complessiva del soggetto interessato, che è giuridicamente da considerarsi come “dato personale”.

L’accesso del dipendente alle valutazioni che lo riguardano

L’esercizio del diritto d’accesso, quando non interessa dati personali di carattere oggettivo, può aver luogo, a meno che riguardi:

  • la rettifica o l’integrazione di dati personali di tipo valutativo, relativi a giudizi;
  • opinioni o ad altri apprezzamenti di tipo soggettivo;
  • l’indicazione di condotte da tenersi o di decisioni in via di assunzione da parte del titolare del trattamento.

L’esercizio del diritto di accesso è subordinato al completamento della procedura di valutazione del personale, e quindi non può essere fatto valere nelle fasi di preparazione delle schede di valutazione e delle finali note di qualifica.

Questo significa che il dipendente non ha diritto ad accedere alle valutazioni del personale in possesso del datore di lavoro, fino a quando non vengano formalizzate in un apposito provvedimento.

L’istanza del dipendente non può essere rivolta alla conoscenza di dati personali di soggetti terzi, quali sono i suoi colleghi. Come ha chiarito il Garante in diverse sue pronunce, il diritto di accesso del dipendente non si estende alle note di qualifica di terzi e pertanto va dichiarata l’inammissibilità della richiesta del dipendente di accedere ai dati personali di altri dipendenti coinvolti in una procedura di valutazione del personale. Va inoltre precisato che i valutatori e i direttori o responsabili di struttura possono gestire solo i dati riferiti ai propri collaboratori.

Suscettibili di valutazione sono anche i dipendenti neoassunti, che abbiano lavorato per almeno tre mesi nell’anno oggetto della valutazione e i dipendenti che abbiano già inoltrato le proprie dimissioni.
Il dipendente trasferito da poco in una nuova struttura dell’azienda, invece, viene valutato da entrambi i responsabili diretti delle Strutture di provenienza e di nuova assegnazione, purché i rispettivi periodi di riferimento siano pari o superiori a tre mesi; in caso contrario, fa testo unicamente la valutazione della struttura di maggior permanenza.

Occorre sottolineare che il dipendente non può rifiutarsi di fissare la data per la valutazione, poiché il colloquio è il momento determinante di tutto il processo di valutazione.

Gli errori più frequenti nella valutazione del personale

La valutazione del dipendente è un’attività particolarmente delicata, da eseguirsi con la massima imparzialità ed obiettività.

Gli errori di valutazione più significativi sono i seguenti:

  • il cosiddetto “effetto alone“, in base al quale il valutatore si lascia influenzare da un singolo fattore di valutazione, positivo o negativo, facendo dipendere da questo singolo aspetto l’esito dell’intera valutazione;
  • l’appiattimento, che consiste nell’assegnare costantemente il valore medio per ogni fattore di valutazione;
  • l’eccessiva indulgenza, dovuta al timore di penalizzare il valutato;
  • l’eccessiva durezza, per la quale il valutatore tende ad esprimere giudizi eccessivamente severi, utilizzando la valutazione come strumento punitivo;
  • la memoria, cioè l’influenza di giudizi precedenti, per la quale il valutatore persiste, senza oggettive giustificazioni, nei medesimi giudizi già attribuiti ad un dipendente;
  • l’influenza dei pregiudizi, in base alla quale il valutatore interpreta le azioni compiute dal valutato con modalità legate a stereotipi.

Se il dipendente ritiene che la valutazione sia in qualche modo viziata, può contestarla per iscritto, utilizzando un apposito modulo ed inoltrando ricorso alla commissione di secondo grado.

I termini temporali previsti da tali procedure variano a seconda del settore di appartenenza e del CCNL di riferimento.

Il ricorso del dipendente contro il provvedimento di valutazione

In occasione del ricorso alla commissione di secondo grado, il ricorrente viene ascoltato in apposito colloquio. Non depositando il ricorso nei termini previsti, o non presentandosi al colloquio, il dipendente decade dal diritto all’esame del proprio ricorso.

In separato colloquio con la Commissione viene ascoltato il valutatore.
La commissione, in caso di anomalie evidenti nella formazione del giudizio, può invitare il dirigente a rivedere la scheda di valutazione, altrimenti esamina il ricorso nel merito e decide in via definitiva.

Infine va ricordato che, in ogni caso, le valutazioni del datore di lavoro relative alle note di qualifica del dipendente sono sindacabili anche dall’autorità giudiziaria.

Sebbene, infatti, il datore di lavoro esprima un giudizio discrezionale, è soggetto all’osservanza di criteri obiettivi.

In sede giudiziaria non viene censurato il merito della valutazione espressa, ma l’osservanza da parte del datore di lavoro di tali criteri.