Il Regolamento UE 2016/679 (GDPR) ha introdotto numerosi adempimenti per le società che svolgono trattamenti di dati personali in qualità di Titolare: conosciamo il Registro delle terze parti.

Alcuni sono direttamente riconducibili agli articoli della norma, come la tenuta del Registro delle attività di trattamento (art. 30 GDPR) o l’individuazione delle misure tecniche e organizzative adeguate al rischio (art. 32 GDPR). Altri adempimenti invece, non sono esplicitati nel testo ma ricavabili dall’applicazione pratica del principio di responsabilizzazione, o accountability (art. 5 GDPR) e in generale della gestione quotidiana della compliance.

Un’informazione di vitale importanza per una corretta gestione della compliance privacy in azienda è relativa al monitoraggio costante dei flussi in uscita dei dati personali verso terze parti (es. Responsabili, Sub-responsabili).

Integrare il Registro dei trattamenti con il Registro delle terze parti

Conoscere in quali circostanze i dati trattati escono dal perimetro della propria organizzazione ed entrano in quello di un’altra è importante poiché consente di:

  • Rilevare le circostanze in cui è necessario procedere alla stipula di un contratto di nomina a responsabile ex art. 28.3 GDPR o di nominare sub-responsabili in caso di trattamenti svolti per contro di altre organizzazioni;
  • Considerare il conferimento dei dati ad un terzo responsabile nella valutazione dei rischi privacy;
  • Identificare le comunicazioni che avvengono tra autonomi titolari;
  • Valutare le circostanze relative alla contitolarità;
  • Identificare i trasferimenti di dati extra UE.

Un valido strumento per gestire queste informazioni è il Registro delle terze parti.

Si tratta di un vero e proprio registro parallelo e di supporto al Registro delle attività di trattamento, che identifica le singole terze parti coinvolte nei diversi trattamenti mappati e raccoglie le informazioni più rilevanti per la loro gestione.

Tale registro è essenziale anche per un corretto monitoraggio da parte del DPO (vedi Manuale RPD Parte III elaborato con il contributo del Garante italiano), il quale necessita di una maggiore profondità di analisi alo scopo di accertare lo stato dei flussi di dati che puntano all’esterno dell’azienda Titolare.

Il Registro delle terze parti di GoPrivacy

GoPrivacy, software per la gestione della compliance privacy progettato da Unolegal, include una funzione di Registro delle Terze parti.

Tale Registro offre è dinamicamente collegato con i singoli trattamenti mappati all’interno del modulo del Registro dei trattamenti e offre la possibilità di gestire:

  • l’anagrafica e i dati di contatto delle terze parti;
  • i dati relativi al contratto (data di inizio e fine del trattamento, data di stipula del contratto di nomina a responsabile, oggetto del contratto, tipi di dati trattati, interessati coinvolti)
  • stato del contratto di nomina a responsabile (attivo, cessato, in attesa di firma)
  • i trattamenti legati al singolo contratto

 

La gestione della compliance privacy va oltre la sola tenuta del Registro dei trattamenti

La gestione delle terze parti è solo una delle tematiche critiche legate al GDPR, per affrontare tali criticità è necessario andare oltre la sola tenuta delle informazioni richieste dal Registro dei trattamenti. Occorre integrare tali informazioni al fine di ottenere una visione profonda degli aspetti privacy aziendali, di cui il registro e i documenti formali costituiscono solo la superficie.