Il Regolamento Europeo 2016/679 (GDPR) ha introdotto un sistema di regole chiaro e uniforme per la protezione dei dati personali. La sua funzione è duplice: da un lato salvaguardare i diritti fondamentali degli individui, dall’altro offrire a organizzazioni, enti e professionisti un quadro normativo certo su come gestire le informazioni in modo corretto e sicuro.
Il cuore del GDPR è rappresentato dai principi fondamentali, definiti all’articolo 5. Questi principi sono le linee guida che orientano ogni trattamento di dati personali e devono essere sempre rispettati, indipendentemente dal contesto o dalla tipologia di trattamento.
Come approfondiamo nella nostra Guida al GDPR, applicare correttamente i principi significa garantire la piena conformità al Regolamento e costruire un rapporto di fiducia con tutte le persone coinvolte.
Vediamoli uno per uno.
Liceità, Correttezza e Trasparenza
Il primo dei principi fondamentali del GDPR, richiede che ogni trattamento di dati personali avvenga nel rispetto di Liceità, Correttezza e Trasparenza.
- Liceità: la Liceità richiede che il trattamento persegua uno scopo legittimo e che sia fondato su una valida base giuridica, ad esempio: consenso dell’interessato, adempimento di un obbligo legale, esecuzione di un contratto
- Correttezza: la Correttezza implica che il trattamento non venga effettuato in modo dannoso, discriminatorio, inaspettato o ingannevole nei confronti delle persone interessate
- Trasparenza: la Trasparenza comporta l’attività di veicolare, nei confronti degli interessati, le informazioni relative al trattamento in maniera concisa, trasparente, intellegibile e facilmente accessibile, con un linguaggio semplice e chiaro. In caso di violazioni, la comunicazione deve essere tempestiva.
Questi principi costituiscono il punto di partenza di ogni processo conforme: garantiscono che i dati siano trattati nel rispetto dei diritti delle persone e della fiducia che ripongono nell’organizzazione.
Limitazione delle finalità
I dati personali devono essere raccolti per scopi determinati, espliciti e legittimi. Una volta dichiarata la finalità, ogni trattamento successivo deve essere coerente con essa.
Un esempio pratico: se i dati vengono forniti per gestire un contratto di fornitura, non è possibile utilizzarli per attività di marketing senza uno specifico consenso.
La limitazione delle finalità impedisce usi arbitrari o abusi e tutela le persone fisiche da trattamenti imprevisti o inopportuni.
Minimizzazione dei dati
Il GDPR stabilisce che i dati trattati devono essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario per il raggiungimento delle finalità.
Pensiamo ai moduli pubblicati sui siti web: è corretto richiedere le informazioni indispensabili per erogare un servizio, ma non ulteriori dati che non abbiano alcuna rilevanza.
La minimizzazione dei dati riduce i rischi legati alla raccolta eccessiva di informazioni e protegge gli individui da forme di profilazione illecite.
Esattezza e aggiornamento
I titolari del trattamento hanno l’obbligo di assicurare che i dati siano accurati, completi e aggiornati. Informazioni inesatte o obsolete possono generare effetti negativi rilevanti per gli interessati.
Per questo motivo devono essere implementate procedure che permettano di rettificare rapidamente i dati errati o cancellare quelli non più validi.
Garantire l’esattezza significa preservare l’integrità del trattamento e assicurare che le decisioni basate sui dati riflettano la realtà.
Limitazione della conservazione
I dati devono essere conservati per un periodo di tempo limitato, proporzionato alla finalità per cui sono stati raccolti.
Non è ammesso mantenere dati personali oltre il tempo necessario: ad esempio, i curriculum ricevuti in un processo di selezione devono essere eliminati al termine delle attività connesse, salvo consenso esplicito per eventuali posizioni future.
La limitazione della conservazione contribuisce a ridurre l’accumulo di informazioni e a contenere i rischi.
Integrità e riservatezza
Il principio impone di adottare misure tecniche e organizzative adeguate per garantire la sicurezza dei dati personali. Si tratta di proteggere le informazioni da accessi non autorizzati, perdite accidentali, distruzioni o alterazioni.
Gli strumenti possono includere sistemi di crittografia, backup periodici, autenticazioni sicure e protocolli interni di gestione. La riservatezza dei dati, oltre ad essere un obbligo normativo, rappresenta un requisito fondamentale per costruire un ambiente digitale affidabile e sicuro.
Principio di Responsabilizzazione (Accountability)
Il GDPR introduce un concetto innovativo: la responsabilizzazione attiva. Il titolare del trattamento non deve limitarsi a rispettare la legge, ma deve dimostrare concretamente la conformità.
Questo significa predisporre misure tecniche e organizzative adeguate, documentare le procedure, tenere aggiornati i registri delle attività di trattamento e formare il personale.
L’accountability trasforma la compliance da semplice adempimento a un impegno proattivo, che diventa parte integrante della governance delle organizzazioni e contribuisce a rafforzare la fiducia di clienti e partner.
Principi fondamentali del GDPR: un modello di protezione dei dai
I principi fondamentali del GDPR rappresentano, come abbiamo visto, un modello di protezione dei dati che unisce obblighi giuridici ed etica organizzativa. La loro applicazione consente alle organizzazioni di rispettare la normativa e, al tempo stesso, di valorizzare la centralità delle persone.
Incorporare questi principi nella cultura aziendale significa adottare un approccio consapevole alla data protection, trasformandola in un elemento distintivo e in un impegno per la centralità della tutela della privacy degli individui.
