Normativa Privacy: è possibile controllare Smartphone ed e-mail aziendali, oppure è lesivo della Privacy dei dipendenti?

Il Garante per la protezione dei dati personali nella sua newsletter N. 424 del 17 febbraio 2017 ha ribadito il concetto in base al quale il datore di lavoro non può accedere in maniera indiscriminata alla posta elettronica o ai dati personali contenuti negli smartphone in dotazione al personale.

Il caso è sorto in seguito dalla denuncia di un dipendente che, rivoltosi al Garante, lamentava un illegittimo trattamento da parte della multinazionale per la quale lavorava: quest’ultima avrebbe acquisito informazioni anche private contenute nelle email e nel telefono aziendale, sia durante il rapporto professionale sia dopo il suo licenziamento.

Tale attività configurava un comportamento illecito, in contrasto sia con il Codice della Privacy che con lo Statuto dei lavoratori, in quanto la disciplina di settore in materia di controlli a distanza non consente di effettuare attività idonee a realizzare, anche indirettamente, il controllo massivo, prolungato e indiscriminato dell’attività del lavoratore. Il datore di lavoro infatti, pur avendo la facoltà di verificare l’esatto adempimento della prestazione professionale ed il corretto utilizzo degli strumenti di lavoro da parte dei dipendenti, deve in ogni caso salvaguardarne la libertà e la dignità, attenendosi ai limiti previsti dalla normativa.

Smartphone ed e-mail aziendali: l’opinione del Garante per la Privacy

Riportiamo il testo che esplicita la posizione del Garante per la Privacy in merito al rapporto tra Smartphone, e-mail aziendali e diritto alla Privacy. E’ possibile visionarlo direttamente in questa pagina, oppure scaricarlo in questa pagina.

Le violazioni riscontrate dal Garante Privacy

I controlli hanno fatto emergere diverse irregolarità:

  • la società non aveva informato i lavoratori sulle modalità e finalità di utilizzo degli strumenti elettronici in dotazione, né su quelle relative ad eventuali verifiche;
  • il sistema di posta elettronica era stato configurato in modo da conservare copia di tutta la corrispondenza per dieci anni, un tempo non proporzionato allo scopo della raccolta;
  • era presente una procedura che consentiva alla società di accedere al contenuto dei messaggi che, in linea con la policy aziendale, potevano avere anche carattere privato;
  • la società continuava a mantenere attive le caselle e-mail fino a sei mesi dopo la cessazione del contratto, senza però dare agli ex dipendenti la possibilità di consultarle o, comunque, senza informare i mittenti che le lettere non sarebbero state visionate dai legittimi destinatari ma da altri soggetti;
  • il titolare poteva accedere da remoto, non solo per attività di manutenzione, alle informazioni contenute negli smartphone in dotazione ai dipendenti (anche private e non attinenti allo svolgimento dell’attività lavorativa), di copiarle o cancellarle, di comunicarle a terzi violando i principi di liceità, necessità, pertinenza e non eccedenza del trattamento.

Come tutelarsi dalle sanzioni?

Le Policy Aziendali sono fondamentali in questo tipo di approccio: occorre redigerle secondo quanto previsto dal Provvedimento n. 13/07 “Linee guida del Garante per posta elettronica e Internet” (Provvedimento) e, soprattutto, aggiornarle costantemente. Così come è fondamentale l’apporto degli Amministratori di Sistema che hanno il compito di rilevare eventuali trattamenti non compliant e di tarare gli strumenti elettronici al fine di trattare il minor numero di dati possibili (principio di necessità. Art. 3 del Codice Privacy). Senza dimenticare la nuova disciplina dei controlli a distanza dei lavoratori introdotta dal decreto attuativo del Jobs Act (d.lgs. 151/2015, art. 23) che modifica, riscrivendolo, la struttura dell’art. 4 dello Statuto dei lavoratori (Legge n. 300/70).

Sei interessato a capire come mettere in regola la tua azienda e tutelarti dalle sanzioni del Garante per la Privacy? Per aiutarti a redigere correttamente le Policy Aziendali, Unolegal ha organizzato i seguenti Corsi di Formazione Privacy:

  1. Corso per Amministratori di Sistema e Responsabili IT martedì 7 e mercoledì 8 marzo: clicca qui per vedere il programma ed iscriverti
  2. Corso Privacy e Jobs Act – La nuova disciplina dei controlli a distanza sul luogo di lavoro martedì 4 luglio: clicca qui per vedere il programma ed iscriverti

I Corsi spiegano con taglio operativo come adempiere correttamente al dettato normativo (tenendo conto degli ultimi interventi del Garante e Legislativi).

Entrambi i Corsi affrontano anche la delicata tematica del BYOD (Bring your own device) e dei relativi accordi sindacali. Infatti, quando si parla di smartphone in uso dei dipendenti sono possibili 2 casistiche:

  1. Smartphone aziendali ad uso lavorativo (necessaria Policy);
  2. Smartphone personali (il cosiddetto BYOD – Bring your own device). Questo caso è il più problematico in quanto sono necessarie Policy ad Hoc (BYOD Policy) e strumenti software per limitare l’utilizzo di dati personali del dipendente (MDM).