Come ricorda fin subito l’A29WP, le linee guida inerenti le modalità di inquadramento dell’autorità di controllo capofila sono da prendere in considerazione solamente nel caso di trattamenti di dati transfrontalieri. Operazione preliminare è quindi quella di stabilire se ci si trova difronte ad un trattamento transfrontaliero.

Secondo l’Art. 4(23) del RGPD “trattamento transfrontaliero” potrebbe significare sia:

  • il trattamento di dati personali che ha luogo nell’ambito delle attività di stabilimenti in più di uno Stato membro di un titolare del trattamento o responsabile del trattamento nell’Unione ove il titolare del trattamento o il responsabile del trattamento siano stabiliti in più di uno Stato membro; oppure
  • il trattamento di dati personali che ha luogo nell’ambito delle attività di un unico stabilimento di un titolare del trattamento o responsabile del trattamento nell’Unione, ma che incide o probabilmente incide in modo sostanziale su interessati in più di uno Stato membro.

Sul concetto di trattamento che ‘incide in modo sostanziale’ sugli interessati, il RGPD però non dà alcun chiarimento. Al tal riguardo, le linee guida affermano che le autorità di controllo interpreteranno ‘incide in modo sostanziale’ caso per caso, tenendo conto dei seguenti elementi: il contesto in cui è effettuato il trattamento, il tipo di dati trattati, le finalità del trattamento e le indicazioni su come sono eseguite le operazioni di trattamento.

Inoltre, le linee guida ricordano che gli Articoli 60-62 del RGPD prevedono che l’autorità di controllo capofila collabori con le altre autorità interessate, per esempio in caso di ‘one stop shop’, di assistenza reciproca e di operazioni congiunte, dove si sottopone ogni progetto di decisione a tali autorità di vigilanza che siano interessate da attività di trattamento di loro competenza.

Un ulteriore aspetto di cui tenere conto: le linee guida evidenziano come individuare i titolari e i responsabili del trattamento con riferimento ai loro stabilimenti nel territorio dell’Unione.

Per quanto riguarda il titolare del trattamento, ai sensi dell’Art. 56 del RGPD, l’autorità di controllo del paese in cui il titolare ha lo stabilimento principale sarà l’autorità di controllo capofila.

I fattori che seguono sono indicati dalle linee guida come utili per determinare lo stabilimento principale del titolare del trattamento:

  • Esiste una unica sede nel territorio dell’UE?

Se la risposta è affermativa, e se il trattamento incide in modo sostanziale o rischia di incidere in maniera sostanziale su interessati in più di uno Stato membro, l’autorità di controllo capofila sarà l’autorità di controllo del luogo di quel singolo stabilimento.

  • Esiste una sede principale nel territorio dell’UE?

Se è questo il caso, bisognerà interrogarsi su quali sono i ruoli e le decisioni circa le finalità e gli strumenti del trattamento prese nella sede principale, e se sono concentrati qui i poteri decisionali sulle attività di trattamento.

Per quanto riguarda invece il responsabile del trattamento, il RGPD permette anche ai responsabili con sedi in più di uno Stato membro di beneficiare del sistema di ‘one-stop-shop’.

Le linee guida sottolineano anche come potrebbero verificarsi situazioni ‘borderline’ e complesse in cui è difficile individuare lo stabilimento principale o determinare dove vengono prese le decisioni riguardanti le attività di trattamento dei dati. Questo ad esempio nel caso in cui vi è un’attività di trattamento transfrontaliera e il responsabile è stabilito in diversi Stati membri, ma non c’è una sede centrale nell’UE ed in nessuno degli stabilimenti europei sono prese decisioni sui trattamenti effettuati, come quando tali decisioni sono assunte esclusivamente al di fuori della UE.

In tali circostanze, le linee guida indicano come metodo da seguire la designazione formale della sede che sarà da considerarsi quale sede principale del trattamento, se effettivamente alcune decisioni sulle finalità sono prese in quella sede. Se non viene formalmente designata la sede principale del trattamento, non sarà possibile individuare l’autorità capofila. In alternativa, saranno le autorità di controllo dello o degli stati membri interessati ad effettuare ulteriori indagini in proposito e a prendere questa decisione.

L’A29WP, infine, elenca anche una serie di domande dettagliate, utili per individuare l’autorità di controllo capofila in caso di dubbio, e una FAQ con una breve rassegna di tutti i punti rilevanti descritti nelle linee guida.